Nie taki dia­beł strasz­ny, czy­li obo­wią­zek pro­wa­dze­nia księ­go­wo­ści w NGO

Wie­le wąt­pli­wo­ści budzą spra­wy reje­stro­wa­nia spra­woz­dań finan­so­wych w fun­da­cjach i sto­wa­rzy­sze­niach. Sądzi­my, że jest jesz­cze część orga­ni­za­cji, któ­re nie speł­nia­ją tego obo­wiąz­ku nie licząc się ze skut­ka­mi, o któ­rych mowa niżej. Tym cza­sem moż­na temu zara­dzić kon­sul­tu­jąc się ze spe­cja­li­sta­mi. Kole­żan­ki i kole­dzy zadbaj­cie o to w dobrze rozu­mia­nym waszym interesie.

Wszyst­kie zare­je­stro­wa­ne sto­wa­rzy­sze­nia i fun­da­cje muszą pro­wa­dzić księ­go­wość. Co waż­ne księ­go­wość muszą pro­wa­dzić tak­że te sto­wa­rzy­sze­nia, któ­re nie pro­wa­dzą dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej a ich jedy­nym przy­cho­dem są skład­ki człon­kow­skie. Naj­pro­ściej rzecz ujmu­jąc, księ­go­wość to rejestr zda­rzeń, któ­re powo­du­ją zmia­ny w mająt­ku lub jego źró­dłach. Rejestr ten jest nie­zbęd­ny gdyż przed­sta­wia przej­rzy­sty obraz dzia­łal­no­ści i finan­sów orga­ni­za­cji. Księ­go­wość w orga­ni­za­cji poza­rzą­do­wej pro­wa­dzą­cej dzia­łal­ność gospo­dar­czą, to księ­go­wość peł­na, pole­ga ona na pro­wa­dze­niu ksiąg rachun­ko­wych, w któ­rych zapi­sy­wa­ne są zarów­no trans­ak­cje gotów­ko­we jak i bez­go­tów­ko­we. W orga­ni­za­cjach nie­pro­wa­dzą­cych dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej księ­go­wość może być uprosz­czo­na. Jed­nak­że ewi­den­cjo­no­wa­nie danych o kosz­tach i przy­cho­dach musi być pro­wa­dzo­ne tak, by na ich pod­sta­wie moż­na było zro­bić spra­woz­da­nie finan­so­we. Pro­wa­dze­nie księ­go­wo­ści moż­na powie­rzyć upraw­nio­nej oso­bie bądź biu­rom rachun­ko­wym, co znacz­nie upro­ści spra­wę. Księ­go­wy pro­wa­dzi doku­men­ta­cję i księ­gi finan­so­we (zgod­nie z usta­wą o rachun­ko­wo­ści) oraz wypeł­nia obo­wiąz­ki spra­woz­daw­cze wobec urzę­du skar­bo­we­go i ZUS. Pod­sta­wą pro­wa­dze­nia ksiąg rachun­ko­wych jest tzw. “poli­ty­ka rachun­ko­wo­ści”, gdzie orga­ni­za­cja posia­da Plan Kont utwo­rzo­ny dla naszych potrzeb i przy­ję­te przez nas zasa­dy pro­wa­dze­nia księ­go­wo­ści. Za usta­le­nie i aktu­ali­za­cję poli­ty­ki rachun­ko­wo­ści odpo­wia­da, w przy­pad­ku fun­da­cji i sto­wa­rzy­sze­nia, zarząd lub inny organ sta­no­wią­cy. Księ­gi rachun­ko­we w orga­ni­za­cji mogą być pro­wa­dzo­ne zarów­no ręcz­nie, na przy­kład w for­mie “ame­ry­kan­ki”, czy­li swe­go rodza­ju dzien­ni­ka, jak i poprzez spe­cjal­nie do tego stwo­rzo­ne opro­gra­mo­wa­nie księ­go­we. Pod­sta­wą zapi­sów w Księ­gach Rachun­ko­wych jest doku­ment, doku­ment księ­go­wy musi być spraw­dzo­ny pod wzglę­dem rachun­ko­wym, for­mal­nym i mery­to­rycz­nym żeby nie oka­za­ło się, że doty­czy on inne­go sto­wa­rzy­sze­nia. Bar­dzo waż­ne jest by doku­men­ta­cja księ­go­wa była wła­ści­wie prze­cho­wy­wa­na, a miej­sce jej prze­cho­wy­wa­nia zgło­szo­ne do urzę­du skar­bo­we­go. Każ­da orga­ni­za­cja ma tak­że obo­wią­zek wła­ści­wie archi­wi­zo­wać te doku­men­ty. Doku­men­ty księ­go­we nale­ży prze­cho­wy­wać przez pięć lat zaś doku­men­ty doty­czą­ce zatrud­nie­nia — pięć­dzie­siąt. Doku­men­ta­mi księ­go­wy­mi są np.: raport kaso­wy, rapor­ty ban­ko­we, pole­ce­nie księ­go­wa­nia, rachun­ki lub fak­tu­ry sprzedażowe

Bar­dzo waż­nym ele­men­tem księ­go­wo­ści fun­da­cji i sto­wa­rzy­szeń jest spra­woz­da­nie finan­so­we. Spo­rzą­dze­nie i następ­nie wysła­nie do urzę­du skar­bo­we­go takie­go spra­woz­da­nia jest corocz­nym obo­wiąz­kiem sto­wa­rzy­szeń i fun­da­cji. Spra­woz­da­nie skła­da się o z bilan­su, rachun­ku wyni­ków (lub rachun­ku zysków i strat) oraz infor­ma­cji dodat­ko­wej. Jeśli sto­wa­rzy­sze­nie lub fun­da­cja pro­wa­dzi dzia­łal­ność gospo­dar­czą, spra­woz­da­nie finan­so­we musi zostać wysła­ne tak­że do KRS a w przy­pad­ku orga­ni­za­cji mają­cych sta­tus OPP umiesz­czo­ne w mini­ste­rial­nej inter­ne­to­wej bazie spra­woz­dań. War­to pamię­tać nie tyl­ko o pra­wach orga­ni­za­cji ale tak­że o obo­wiąz­kach gdyż nie pro­wa­dze­nia ksiąg rachun­ko­wych i spra­woz­dań finan­so­wych, spo­rzą­dza­nie ich wbrew prze­pi­som usta­wy a tak­że poda­wa­nia nie­rze­tel­nych danych pod­le­ga grzyw­nie lub karze pozba­wie­nia wol­no­ści do lat 2, albo obu tym karom łącz­nie. Licz­ne są przy­pad­ki egze­kwo­wa­nia od zarzą­dów fun­da­cji lub sto­wa­rzy­szeń należ­no­ści za uchy­bie­nia w zakre­sie obsłu­gi zobo­wią­zań spo­łecz­no-praw­nych. Ozna­cza to, że za bie­żą­ce regu­lo­wa­nie podat­ków i obcią­żeń ZUS, odpo­wia­da swo­im mająt­kiem zarząd tej organizacji.

KSON współ­pra­cu­je z dorad­ca­mi finan­so­wy­mi lub oso­ba­mi mają­cy­mi odpo­wied­nie upraw­nie­nia. Pani Danu­ta Karcz­mar­czyk prze­wod­ni­czą­ca Sto­wa­rzy­sze­nia Nie­do­sły­szą­cych Lira, magi­ster eko­no­mii, pra­co­wa­ła w Izbie Skar­bo­wej i Urzę­dzie Kon­tro­li Skar­bo­we a tak­że w księ­go­wo­ści kil­ku przed­się­biorstw. Jak dekla­ru­je z chę­cią udzie­li pora­dy orga­ni­za­cjom, któ­re jesz­cze nie spro­sta­ły obo­wiąz­kom reje­stro­wa­nia swo­jej dzia­łal­no­ści finansowej.

Może­cie się z nią kon­tak­to­wać w sie­dzi­bie KSON w czwart­ki od 12 do 14:30, mailo­wo na danutakarczmarczyk@wp.pl, lub pod nume­rem bez­płat­nej info­li­nii 800 700 025.

Kami­la Kurczewska