Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

zapytanie 01 10 2019dotyczące przygotowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej

 w ramach projektu „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY:  AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ramach pilotażowego programu "Stabilne zatrudnienie - osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej"

Karkonoski Sejmik Osób Niepełnosprawnych (zwany dalej: Zamawiającym), adres: 58-500 Jelenia Góra, ul: Os. Robotnicze 47a, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej.

 OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA:

Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( zał. Nr 8 do Zasad wspierania realizacji zadań)

  1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
  2. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektu kampanii promocyjnej w/w projektu, a w dalszej kolejności (po zatwierdzeniu projektu) przeprowadzenie kampanii promocyjnej.

- przygotowanie koncepcji kampanii promocyjnej z opisem narzędzi użytych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej

- harmonogram wykonawczy

  1. Kampania musi/zą spełniać następujące wymagania:

Dotarcie do odbiorców z województwa mazowieckiego, śląskiego, dolnośląskiego, lubuskiego i opolskiego

Prowadzenie kampanii w okresie 3 miesięcy

  1. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV)

79340000-9 usługi reklamowe i marketingowe

79341000-6 usługi reklamowe

79341100-7 doradcze usługi reklamowe

  1. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY

Wykonawca zobowiązany jest do:

  1. przygotowania i przekazania Zamawiającemu „Projektu szczegółowej kampanii promocyjnej” wraz z kosztorysem wykonawczym w terminie 5 dni roboczych od otrzymania od Zamawiającego akceptacji programu wstępnego. Program szczegółowy powstaje na podstawie programu ogólnego oraz pozostaje do korekty „Programu szczegółowego” i/lub narzędzi, o ile Zamawiający zgłosi Wykonawcy taką konieczność (w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania uwag). Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest ponadto przekazanie Zamawiającemu starannie i poprawnie uzupełnionej oraz pełnej dokumentacji dotyczącej programu i wykonania promocji w/w projektu, zgodnie z aneksem nr 1 do umowy.
  2. przygotowania i przeprowadzenia zadania opisanego w pkt 2 przedmiot zamówienia
  3. wydruku i dostarczenia Zamawiającemu wzorów materiałów promocyjnych użytych w kampanii promocyjnej, potwierdzeń prowadzenia kampanii (np. mediaplany, zrzuty z ekranu, płyty z nagraniami, ulotki, plakaty, broszury itp.)
  4. przygotowania sprawozdania z przeprowadzonej kampanii promocyjnej z uwzględnieniem statystyk
  5. terminowego rozliczenia się z przeprowadzonej kampanii promocyjnej
  6. oddelegowania osoby do współpracy z Zamawiającym (z osobami zaangażowanymi w realizację projektu).
  7. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO

Zamawiający zobowiązuje się do:

  1. opracowania i przekazania Wykonawcy formularzy dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej, służących do potwierdzenia prowadzonych działań w ramach kampanii promocyjnej
  2. udostępnienia i przekazania Wykonawcy niezbędnych materiałów koniecznych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej
  3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA

 01-12-2019 – 28-02-2020 (szczegółowy harmonogram do uzgodnienia między stronami).

Zamawiający, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w porozumieniu z Wykonawcą, zastrzega sobie prawo do wydłużenia bądź skrócenia okresu realizacji Przedmiotu zamówienia

  1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

  1. a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadanie takich uprawnień;
  2. b) Dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia;
  3. c) przedłożą wypełniony oraz podpisany przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta Formularz ofertowy wraz

z załącznikami do Zapytania ofertowego

Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem potencjalnego Wykonawcy z postępowania (ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą).

  1. WYŁĄCZENIE PODMIOTÓW POWIĄZANYCH Z ZAMAWIAJĄCYM Z UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

Zamawiający informuje, że nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
  3. c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.
  5. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY
  6. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru oferty spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 6 i 7 w oparciu o kryterium wyboru: cena, doświadczenie zawodowe, koncepcja kampanii promocyjnej.
  7. Ocena doświadczenia zawodowego Wykonawców w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych w okresie ostatnich 3 lat zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione przez Wykonawców wraz z ofertą wykazy doświadczenia zawodowego z prowadzenia działań promocyjnych, reklamowych, informacyjnych poparte referencjami/rekomendacjami podmiotów zlecających usługę/i, potwierdzającymi fakt jej/ich wykonania w należyty sposób.
  8. W przypadku stwierdzenia w ofertach/ofercie oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych bądź innych omyłek polegających na niezgodności ofert/oferty z przedmiotowym zapytaniem Zamawiający wezwie Wykonawcę/-ów do sprostowania.
  9. Oferty zawierające braki formalne, na prośbę Komisji oceniającej mogą zostać uzupełnione w określonym przez Komisję terminie. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Komisja. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

SPOSÓB WYBORU WYKONAWCY

Wagi punktowe lub procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:

  1. Cena brutto - waga 40 % (40 pkt)

Liczba punktów = Cena brutto oferty najniższej/Cena brutto badanej oferty x 10 pkt

  1. Doświadczenie zawodowe – waga 20 % (20 pkt)

W procesie oceny brane będą pod uwagę następujące kryteria:

kryterium

Waga kryterium (%)

Maks. Liczba (pkt.)

Doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych

10 kampanii i więcej o zasięgu minimum ogólnopolskim

15

15

Doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia kampanii promocyjnych/reklamowych/informacyjnych

4-9 kampanii o zasięgu minimum ogólnopolskim

5

5

Maks. suma pkt: 20

Liczba punktów weryfikowana na podstawie załączonych do oferty rekomendacji.

  1. Koncepcja kampanii promocyjnej/reklamowej/informacyjnej – waga 40 % (40 pkt)

Ocena cechy rozwiązania

kryterium

Waga kryterium (%)

Maks. Liczba (pkt.)

Określenie taktyki działań

Oferta otrzyma 10 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż tygodniowy z wyszczególnieniem regionów

10

10

Oferta otrzyma 5 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż 2-tygodniowy

Oferta otrzyma 0 pkt, jeżeli Wykonawca wyszczególni formy reklamowe, które mają być wykorzystane, opisze rozkład czasowy poszczególnych działań z podziałem nie mniej dokładnym niż miesięczny

Przeanalizowanie i dobór narzędzi z określeniem proporcji ich użycia

 Oferta otrzyma 10 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet dla każdego działania w oparciu o wcześniej wyznaczone cele oraz określi całkowity koszt kampanii

10

10

Oferta otrzyma 5 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet całościowy kampanii dla działań w oparciu o wcześniej wyznaczone cele

Oferta otrzyma 0 pkt jeżeli Wykonawca określi budżet całościowy kampanii

Optymalizacja budżetu

Oferta otrzyma 10 pkt, jeśli Wykonawca opisze sposoby i sytuacje, w których budżet będzie optymalizowany (jak często będą robione takie analizy, co będzie brane pod uwagę), wyszczególni narzędzia służące do tego celu oraz opisze jak będą one stosowane

10

10

Oferta otrzyma 5 pkt, jeśli Wykonawca opisze sposoby i sytuacje, w których budżet będzie optymalizowany, wyszczególni narzędzia służące do tego celu oraz opisze jak będą one stosowane

Oferta otrzyma 0 pkt, jeśli Wykonawca nie opisze jak budżet będzie optymalizowany

Opracowanie

raportowania przebiegu,

skuteczności oraz efektów

kampanii;

Oferta otrzyma 10 pkt, jeśli Wykonawca poda, że raportowanie będzie odbywać się w cyklu tygodniowym oraz przedstawi jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie

10

10

Oferta otrzyma 5 pkt, jeśli Wykonawca poda, że raportowanie będzie odbywać się w cyklu miesięcznym oraz przedstawi jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie

Oferta otrzyma 0 pkt, jeśli Wykonawca nie poda w jakim cyklu ma odbywać się raportowanie lub jakie informacje mają być przekazywane oraz w jakiej formie

Maksymalna liczba punktów do uzyskania wynosi 100.

Liczby wszystkich punktów (kryterium 1+2+3) po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.

Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji danych przedstawionych w ofercie.

W przypadku przekroczenia kwoty, jaką Zamawiający dysponuje na sfinansowanie zamówienia, dopuszcza się negocjację oferowanej ceny. W przypadku, gdy pomimo negocjacji strony nie doprowadzą do zawarcia umowy, zamówienie może zostać powierzone (po uprzednich negocjacjach) Wykonawcy, który złożył kolejną pod względem punktowym ofertę.

  1. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą to 30 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu składania ofert.

  1. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU

Monika Żak – Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

 

  1. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

Ofertę (skan) wraz z załącznikami należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Oferty należy przesyłać w terminie do 06.11. 2019 roku do godz. 12.00 ,w tytule proszę wpisać: „zapytanie ofertowe - promocja” Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Oferty muszą posiadać ceny brutto uwzględniające wszystkie koszty Wykonawcy-Oferenta. Wyłonienie Wykonawcy nastąpi do dnia 14.11.2018r.

  1. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

  1. UWAGI KOŃCOWE
    Nie dopuszcza się możliwości powierzenia przez Wykonawcę zamówienia podwykonawcom.
    Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

  2. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Szczegółowy opis koncepcji:

  1. określenie taktyki działań;
  2. w tym wyszczególnienie form/formatów reklamowych, które mają być wykorzystywane,
  3. rozłożenie aktywności w czasie w każdym z działań oraz oszacowanie wielkości ruchu w podziale nie mniej dokładnym niż miesięczny
  4. przeanalizowanie i dobór narzędzi z określeniem proporcji ich użycia;
  5. wyznaczenie budżetu dla każdego z działań/grup celowych itd. w oparciu o założone wcześniej cele.
  6. określenie całkowitego budżetu dla kampanii
  7. optymalizacja budżetu;
  8. opisanie sposobów i sytuacji, w których budżet będzie optymalizowany (jak często będą robione takie analizy, co będzie brane pod uwagę)
  9. wyszczególnienie narzędzi służących do tego celu oraz opisanie jak będą one stosowane
  10. opracowanie raportowania przebiegu, skuteczności oraz efektów kampanii;
  11. w jakim cyklu ma to raportowanie się odbywać,
  12. jakie informacje mają być przekazywane,
  13. w jakiej formie

Do zapytania ofertowego dołączono:

- załącznik nr 1 Wzór: Formularz oferty

- załącznik nr 2 Wzór: Oświadczenie o braku powiązań

- załącznik nr 3 Wzór: Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

 - zał. Nr 4 Wykaz doświadczenia zawodowego

 

 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do złożenia zamówienia.

 

 

 O F E R T A

Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę: ....................................................................................................................................................

NIP ...................................                REGON ..............................................

Adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję: .....................................................................................................................................................

Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: ...................................................................

Numer telefonu: 0 (**) ..............................               Numer faksu: 0 (**)..............................

e-mail ..............................................................................................................

Odpowiadając na ogłoszenie dotyczące zapytania ofertowego nr 01/10/2019 na

- przygotowanie koncepcji kampanii promocyjnej z opisem narzędzi użytych do przeprowadzenia kampanii promocyjnej

- harmonogram wykonawczy

zgodnie z wymogami zawartymi w ogłoszeniu z dnia 25.10.2019 r., oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę ryczałtową:

  • CENA całkowita netto ……………………(słownie: …………………………………..)
  • Cena całkowita brutto…………………………………. zł brutto tj. słownie ……………………………………………………………………………… złotych brutto.
  1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w ogłoszeniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń, uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy projekt umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
    2. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
    3. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:
  • Koncepcja kampanii,
  • Harmonogram wykonawczy
  1. ........................             ………….....................................

(podpis uprawnionego przedstawiciela wykonawcy)

OŚWIADCZENIE

o braku powiązań kapitałowych i osobowych

 

 

 

 

 

……………………………….                                   ………………………dnia………………………

/pieczątka nagłówkowa Oferenta/                                          /miejscowość/

Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na: przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia/ń w ramach projektu „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY:  AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” zapytanie ofertowe nr 01/10/2019 oświadczam, że Wykonawca, którego reprezentuję, nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy przyjęciu, iż przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemnie powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Zamawiającym polegające w szczególności na:

  1. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
  3. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.

…………………………………………………………………………………………………………..

/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta/

Załącznik nr 3

 

 

OŚWIADCZENIE

o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

……………………………….                                   ………………………dnia………………………

/pieczątka nagłówkowa Oferenta/                                          /miejscowość/

Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na   w ramach projektu„ „OD STAŻYSTY DO SPECJALISTY:  AKTYWIZACJA ZAWODOWA OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI POPRZEZ STAŻE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ” zapytanie ofertowe nr 01/10/2019

Ja/my niżej podpisany/i

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta)

działających w imieniu i na rzecz:

……………………………………………………………………………………………………………

(nazwa Oferenta)

Oświadczam/y, że:

  1. a) Posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia.
  2. b) Dysponuję/emy potencjałem technicznym do wykonania zamówienia.
  3. c) Znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

…………………………………………………………………………………………………………..

/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta/