KSeF w prak­ty­ce – mniej obaw, wię­cej porząd­ku w finansach

Na ante­nie Radia KSON zosta­ła wyemi­to­wa­na kolej­na audy­cja poświę­co­na funk­cjo­no­wa­niu Kra­jo­we­go Sys­te­mu e‑Faktur (KSeF). Gościem Radia KSON był Józef Zabrzań­ski, księ­go­wy Kar­ko­no­skie­go Sej­mi­ku Osób Nie­peł­no­spraw­nych, któ­ry podzie­lił się prak­tycz­ny­mi doświad­cze­nia­mi z wdra­ża­nia sys­te­mu i oce­nił jego wpływ na codzien­ną pra­cę orga­ni­za­cji oraz przedsiębiorstw.

Roz­mów­ca wyja­śnił, że KSeF dzia­ła już od 1 lute­go, nato­miast od 1 kwiet­nia sta­nie się obo­wiąz­ko­wy dla więk­szo­ści pod­mio­tów pro­wa­dzą­cych dzia­łal­ność gospo­dar­czą, w tym tak­że dla czę­ści orga­ni­za­cji poza­rzą­do­wych. Nawet te pod­mio­ty, któ­re nie wysta­wia­ją fak­tur, muszą być przy­go­to­wa­ne na ich odbiór w sys­te­mie. Na przy­kła­dzie Kar­ko­no­skie­go Sej­mi­ku Osób Nie­peł­no­spraw­nych poka­za­no, że w prak­ty­ce ozna­cza to odbie­ra­nie doku­men­tów od kon­tra­hen­tów bez­po­śred­nio z sys­te­mu, ich wery­fi­ka­cję oraz dal­sze prze­twa­rza­nie w księgowości.

Pod­kre­ślo­no, że KSeF nie jest roz­wią­za­niem tak skom­pli­ko­wa­nym, jak począt­ko­wo się oba­wia­no. Sys­tem porząd­ku­je obieg doku­men­tów, zapew­nia ich prze­cho­wy­wa­nie przez 10 lat oraz umoż­li­wia szyb­ki dostęp do fak­tur bez koniecz­no­ści ocze­ki­wa­nia na ich dostar­cze­nie tra­dy­cyj­ną dro­gą. W połą­cze­niu z odpo­wied­nim opro­gra­mo­wa­niem księ­go­wym pozwa­la rów­nież na czę­ścio­wą auto­ma­ty­za­cję pro­ce­sów oraz zwięk­sza przej­rzy­stość finan­so­wą, ponie­waż wszyst­kie doku­men­ty są dostęp­ne w jed­nym miejscu.

Zwró­co­no jed­nak uwa­gę na zróż­ni­co­wa­ne doświad­cze­nia użyt­kow­ni­ków. Dla więk­szych firm korzy­sta­ją­cych z roz­bu­do­wa­nych sys­te­mów infor­ma­tycz­nych wdro­że­nie KSeF prze­bie­ga sto­sun­ko­wo spraw­nie, nato­miast dla mikro­przed­się­bior­ców i naj­mniej­szych orga­ni­za­cji może wią­zać się z dodat­ko­wy­mi kosz­ta­mi i koniecz­no­ścią zdo­by­cia nowych kom­pe­ten­cji. Uła­twie­niem jest moż­li­wość wysta­wia­nia fak­tur bez­po­śred­nio w sys­te­mie, jed­nak w prak­ty­ce wie­le pod­mio­tów korzy­sta z dodat­ko­wych narzę­dzi księgowych.

Istot­nym wyzwa­niem dla orga­ni­za­cji poza­rzą­do­wych pozo­sta­ją kwe­stie prak­tycz­ne, takie jak brak moż­li­wo­ści anu­lo­wa­nia błęd­nie wysta­wio­nej fak­tu­ry, koniecz­ność wysta­wia­nia korekt oraz dal­sze funk­cjo­no­wa­nie papie­ro­we­go obie­gu doku­men­tów w pro­ce­sach roz­li­czeń pro­jek­to­wych. Sys­tem nie zastę­pu­je bowiem wszyst­kich dotych­cza­so­wych pro­ce­dur, dla­te­go w wie­lu przy­pad­kach koniecz­ne jest łącze­nie roz­wią­zań elek­tro­nicz­nych z tra­dy­cyj­ny­mi meto­da­mi pracy.

W trak­cie audy­cji pod­kre­ślo­no rów­nież, że okres przej­ścio­wy będzie cza­sem dosto­so­wy­wa­nia się do nowych zasad. Mini­ster­stwo Finan­sów zapo­wie­dzia­ło, że błę­dy popeł­nia­ne do koń­ca roku nie będą skut­ko­wa­ły kara­mi, co ma uła­twić wdro­że­nie sys­te­mu, szcze­gól­nie naj­mniej­szym pod­mio­tom. Jed­no­cze­śnie zazna­czo­no, że KSeF będzie dalej roz­wi­ja­ny i udoskonalany.

Roz­mów­cy zwró­ci­li uwa­gę, że wpro­wa­dze­nie sys­te­mu może przy­czy­nić się do upo­rząd­ko­wa­nia pra­cy orga­ni­za­cji, zwłasz­cza poprzez jed­no­znacz­ne przy­pi­sa­nie odpo­wie­dzial­no­ści za odbiór doku­men­tów. Pod­kre­ślo­no tak­że zna­cze­nie przy­go­to­wa­nia się do zmian i stop­nio­we­go wdra­ża­nia nowych pro­ce­dur, któ­re w przy­szło­ści mogą uła­twić funk­cjo­no­wa­nie oraz roz­li­cza­nie projektów.

Klik­nij, aby wysłu­chać audycji

Zapra­sza­my do kon­tak­tu z Kar­ko­no­skim Sej­mi­kiem Osób Nie­peł­no­spraw­nych, któ­ry ofe­ru­je wspar­cie dla orga­ni­za­cji poza­rzą­do­wych w zakre­sie wdra­ża­nia KSeF. Pan Józef Zabrzań­ski zgła­sza goto­wość do pomo­cy i dzie­le­nia się swo­im doświad­cze­niem. Pro­si­my tele­fo­no­wać —  numer tele­fo­nu 75 75 242 54. Moż­na też do nas napi­sać na adres biuro@kson.pl albo odwie­dzić nas od ponie­dział­ku do piąt­ku w godzi­nach od 10:00 do 16:00 w naszej sie­dzi­bie w Jele­niej Górze przy uli­cy Osie­dle Robot­ni­cze 47a.